P-Programowanie

Jak napisać e-mail?

Ostatania modyfikacja: 27 września 2017, kategoria: Blogowanie

Luźny wakacyjny artykuł opisujący sztukę pisania poprawnych e-maili. Nie odbiega od zupełnie od tematyki bloga, ponieważ pisanie e-maili jest bardzo związane z IT oraz komputerami. Nie będę pisał wiele na temat pisowni i ortografii, podejdę do problemu bardziej od strony technicznej.

Listy elektroniczne

Listy elektroniczne zwane e-mailami są najpowszechniejszą drogą komunikacji w internecie. Niestety wielu ludzi zwyczaje nie umie napisać poprawnego e-maila. O ile pisanie listów każdy poznaje już w szkole podstawowej, to z e-mailami jest już problem. Wydawać by się mogło szczególnie młodszym użytkownikom internetu, że e-maile są wypierane przez różne komunikatory. Zapewne jest w tym wiele prawdy, jednak listy elektroniczne nigdy nie znikną. W końcu nie da się załatwiać spraw służbowych lub biznesowych pisząc z kimś na Facebookowym czacie.

Napisanie e-maila wydaje się tak prostą czynnością, że prawdopodobnie sam pomysł na ten artykuł wydaje Ci się śmieszny z mojej strony – nic bardziej mylnego. Do napisania artykułu zmotywował mnie fakt odbierania przeze mnie ton niepoprawnych wiadomości. Na samą myśl zaglądnięcia do skrzynki odbiorczej nie raz robi mi się gorąco. Nie jestem fetyszystą ortografii, sam robię wiele błędów. Mam mało wspólnego z filozofią, ortografią i językiem polskim, jednak wysłanie poprawnego e-maila jest podstawą komunikacji w XXI wieku.

Biorąc pod uwagę jak liczny zbiór tworzą niepoprawne e-maile które odbieram, śmiało stwierdzam, że pisanie e-maili to sztuka.

Ortografia i interpunkcja

Krótko: nie jestem znawcą poprawności językowej, jednak niektóre rzeczy po prostu ścinają z nóg i chciałbym tu o nich wspomnieć.

Pierwszym punktem jest oczywiście ortografia i brak używania znaków interpunkcyjnych/diakrytycznych. Okropnie wygląda wiadomość nafaszerowana ortografami, jeszcze okropniej brak jakichkolwiek przecinków. Bardziej zaawansowani specjaliści nie używają kropek lub tworzą zdania współrzędnie złożone, które można rozbić na 10 mniejszych.. Skutkiem tego treść listu składa się z jednego ewentualnie dwóch zdań. Sprawa ortografii jest tajemnicza, bo przecież wszystkie przeglądarki podkreślają błędy ortograficzne. Sam pisząc artykuły bardzo często korzystam z wbudowanego słownika. Korzystam to za dużo powiedziane, bo przecież on sam podkreśla błędy! Nie trzeba nawet kartkować w poszukiwaniu słówka.

Pół biedy jeżeli w liście znajdą się dwa błędy, cóż każdemu może się zdarzyć. Pół biedy kiedy autorem listu jest licealista. Jednak ostatnio dostałem e-mail z pewnej gazety. Nie jestem pewien jaki stopień zawodowy miała osoba kontaktująca się ze mną, mogła być odpowiedzialna za redagowanie tekstów, może była publicystą. W jednym jej e-mailu naliczyłem około 7 błędów. W niektórych wyrazach były poprzestawiane literki. Czytając list wyobraziłem sobie nadawcę, który jedną ręką myje zęby, drugą stuka literki na klawiaturze, zerkając w międzyczasie na TV. Jak można w oficjalnym liście w imieniu korporacji napisać: „Dzień dobyr”?

Okropność. Jeżeli nie chcę mi się komuś odpisywać, to po prostu tego nie robię, odkładam to kilka dni do przodu. Jeżeli już odpisuję, staram się aby moja wypowiedź miała jakiś poziom. Pierwszego wrażenia nie da się już więcej poprawić.

Przywitanie w e-mailu

Bardzo źle zaczynać list od słowa Witam. Dotyczy to również wszelkich komentarzy i wypowiedzi. Takie przywitanie jest niepoprawne językowo co osobiście sprawdziłem. Czasem odpisując na e-mail także używam Witam, ale tylko w przypadku jeżeli nadawca zrobił to pierwszy. Ja zawsze zaczynam od „Cześć” lub „Dzień dobry”. Jeżeli piszę list bardzo oficjalny zaczynam od „Szanowny Panie X”.

Utrzymanie kompozycji

W listach elektronicznych, tak jak w wielu innych formach wypowiedzi, powinno dbać się o kompozycję. Przecież nie piszemy telegramu. Nasza wypowiedź powinna mieć ład i skład, być podzielona na akapity oznaczające nowe myśli. Co chciałem zaznaczyć, praktycznie każdy popełnia błąd odróżniając przywitanie od treści listu. Po przywitaniu piszemy przecinek, tworzymy nowy akapit i kontynuujemy z małej litery. Poprawny przykład:

Dzień dobry,
piszę w sprawie artykułu, który ukazał się ble ble..

Zaczęcie z dużej litery byłoby błędem.

Kopia i ukryta kopia

Ostatnio wielkim hitem internetu są błędy pracowników różnych instytucji, polegające na upublicznianiu adresów e-mailowych swoich klientów. Wysyłając list, możemy wysłać go hurtowo do wielu osób, dopisując adresy po przecinku. Należy jednak rozróżniać kopię ukrytą i kopię zwykłą. W pierwszym przypadku, poszczególni adresaci nie widzą do kogo został wysłany e-mail oprócz ich samych. W drugim przypadku, wysyłając list do 10 osób, każda z osób widzi adresy wszystkich pozostałych odbiorców.

Adresy e-mail mogą być uznawane jako dane osobowe (nie w każdym przypadku), a więc ich upublicznienie może być początkiem wielu nieprzyjemności.

Pisanie odpowiedzi

Odpowiadając na e-mail, wskazane jest korzystać z przycisku odpowiedz. Niesie to ze sobą szereg ogólnych korzyści. Po pierwsze, w temacie automatycznie dopisywana jest fraza Odp: lub Re:. Pomaga to w utrzymaniu porządku, przy dużej ilości listów. Jednak najważniejszą zaletą, jest przeniesienie starej wiadomości do bloku cytatu. Jako blok cytatu uznaje się wszelki tekst zaczynający się od znaczka >. Cytaty można zagnieżdżać powielając znaczek. Programy pocztowe kolorują bloki cytatu, a także kolorują zagnieżdżone cytaty. Dzięki temu w łatwy sposób rozmówcy mają podgląd rozmowy na kilka listów wstecz.

Ale! Program pocztowy przenosi do bloku cytatu automatycznie cały e-mail odbiorcy. W Twoim interesie (jako nadawcy) jest odchudzić go ze zbędnych rzeczy. Zawsze ucinamy początek np. Szanowna Pani Doktor, oraz podpis. Podpisy przeważnie zawierają zwrot grzecznościowy oraz nazwisko, jednak w przypadku firm podpis potrafi zajmować 20 linijek. Niepotrzebne informacje usuwamy zawsze, skupiając się aby cytować sensowne treści.

Zakończenie

W artykule nie opisałem wielu innych problemów, jakie można napotkać wymieniając się e-mailami z różnymi ludźmi. Kwestią sporną może być np. podpisywanie się prawdziwym imieniem i nazwiskiem, zamiast fikcyjnego loginu.

Mam nadzieję, że przeczytanie tego artykułu, rozwiąże Twoje wątpliwości w chociażby jednej kwestii elektronicznej korespondencji.

Użytkownik Artur napisał:

20 listopada 2014


Jeśli „Witam, blablabla” nie jest poprawne, to czego powinienem użyć?

Użytkownik Karol napisał:

20 listopada 2014


Zasady są takie same jak podczas pisania listu na lekcji języka polskiego. Jeżeli piszesz do rówieśnika lub kogoś znajomego używa się form nieoficjalnych np. „Cześć”. Jeżeli piszesz w różnych sprawach biznesowych lub do kogoś starszego, posiadającego wyższą pozycję społeczną, używa się form oficjalnych. Najbardziej uniwersalne jest „Szanowny/a Panie/Pani,”. Zawsze używam właśnie takiego zwrotu. Załatwiając sprawy uczelniane pisze się „Szanowny Panie Doktorze/Profesorze”.

Pisanie „Witam” jest złe nie tylko ze względu na przyjęte standardy, lecz także stanowi błąd językowy. Wydaje mi się, że lepiej napisać nieoficjalnie „hejka” lub „siemka” lub używając jakiegoś innego neologizmu, niż napisać niepoprawnie „witam”.

Użytkownik And napisał:

29 stycznia 2015


Okropne w wiadomościach mailowych są często stopki. Nie to co napisała dana osoba, ale to co zostało utworzone wcześniej i powinno być dopracowane. Stopki mailowe niektórych firm czy osób wyglądają jak jedno wielkie wysypisko śmieci. Tak jakby niektórzy uważali, że im więcej tam wrzucą tym lepiej. Tymczasem uważam, że im krótsza stopka, tym bardziej treściwa i przyjazna dla osoby, która odbiera takiego maila. Szczególnie denerwujące są notki o ekologii i drukowaniu, poufności maila itp. Nierzadko pojawiają się w dwóch językach i wiadomość wtedy potrafi zajmować 1/10 całej treści.

Zachęcam Cię do zostawienia komentarza!

Ilość znaków: 0